Aufhebung des Lockdowns: Hat das Home-Office eine Zukunft?
Veröffentlicht am 12.05.2022 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds
Nach der Aufhebung des Lockdowns beschäftigen sich vor allem Arbeitnehmer mit der Frage, ob und wie es mit dem Home-Office weitergeht. Hilfreich ist ein in Phasen eingeteiltes Konzept, das eine kurz- und mittelfristige Planung enthält. Wichtig ist, die Mitarbeiter mit einzubeziehen und eine Balance zwischen zu starren und zu wenig Regeln zu schaffen. Wie das funktioniert, das und mehr erfahren Sie hier.
1. Nach dem Lockdown - eine Bestandsaufnahme
In einem ersten Schritt erfolgt unter Mitwirkung der Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme. Inhaltlich geht es darum festzuhalten, was im Lockdown beziehungsweise im Home-Office gut gelaufen, was verbesserungswürdig ist und was vermisst wurde. Was soll beibehalten werden, und welche Erwartungen in Bezug auf die Arbeitsorganisation wurden nicht erfüllt, sind weitere Fragen, die nach einer Antwort verlangen.
Auch die Führungsarbeit und die Koordination der Aufgaben gehören auf den Prüfstand. Möglicherweise besteht bei einigen Arbeitnehmern ein Weiterbildungsbedarf in Bezug auf den Umgang mit der Technik.
2. Rückkehr ins Büro
Während manche Mitarbeiter das Home-Office favorisieren, gibt es andere, die lieber ins Büro zurückkehren möchten, weil sie beispielsweise die Gesellschaft der Kollegen vermissen. Die Rückkehr ins Büro wird erleichtert, wenn Regeln zum Social Distancing aufgestellt werden. Das sind Vorgaben zur gewünschten Distanz in Besprechungen und am Arbeitsplatz.
Ausserdem sind Mischformen unter Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeit zu prüfen. So kann zum Beispiel das Mass der Präsenz vor Ort variieren. Auch eine zeitliche Staffelung der Anwesenheitszeiten innerhalb eines Teams kann sinnvoll sein.
3. Die Rolle der Führungskräfte
Führungskräfte sind für einen reibungslosen Ablauf des Betriebsgeschehens verantwortlich, was gleichermassen für das Büro und das Home-Office gilt. Sie organisieren die Zusammenarbeit zwischen Büro und Home-Office, die Arbeitszeitverteilung und kümmern sich darum, dass Mitarbeiter gesundheitsschützende Regelungen sowie Arbeits- und Ruhezeiten auch zuhause einhalten.
Führungskräfte definieren Ziele und zurren das zeitliche Limit fest. Sie stellen Kommunikationsregeln auf, kommunizieren in Zweiergesprächen Misserfolge, indem sie keine direkte Kritik aussprechen, sondern den Fokus auf das Lern- und Verbesserungspotenzial richten.
Sie berücksichtigen die Fähigkeiten und individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Aufgabenverteilung, der Zielsetzung und der Umsetzung. Regelmässige bilaterale Gespräche manifestieren das Vertrauen, decken Belastungen auf und bieten Raum für Korrekturen.
4. Zusammenführen der Bedürfnisse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
Wichtig ist, Verbesserungsvorschläge und Bedürfnisse der Arbeitnehmer mit den Vorstellungen des Arbeitgebers zu vereinen. Dabei geht es auch darum zu entscheiden, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern im Home-Office erledigt werden können und sollen. Geklärt werden muss auch, wie viele Tage in der Woche ein Mitarbeiter im Home-Office arbeitet, und in welchen Funktionen Home-Office überhaupt Sinn macht.
Wie soll das Tagesgeschäft im Zusammenspiel zwischen den Mitarbeitern zuhause und denen im Büro organisiert werden? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten trifft sich das gesamte Team im Büro, um welche Sachverhalte zu besprechen und zu organisieren? Welche Kommunikationsregeln gelten für alle Beteiligten gleichermassen, und welche Anpassungen sind in Bezug auf die Infrastruktur und die Technik im Home-Office und im Büro vorzunehmen? Das ist eine Vielzahl von Fragestellungen, deren Bearbeitung ein hohes Mass an Kommunikation, Transparenz und Flexibilität erfordern.
5. Juristische Aspekte: Erkenntnisse aus der Corona-Krise
Anders als vor dem Lockdown, wo die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich war, dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmer jetzt zur Arbeit im Home-Office verpflichten. Dabei ist es empfehlenswert, vorsorglich im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung zu treffen. Nur wenn der Arbeitnehmer verpflichtet wird, muss der Arbeitgeber nach Art. 327a Abs. 1 OR (Obligationenrecht) die durch die Ausführung der Arbeit entstehenden Auslagen ersetzen.
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen oder einen nicht geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung, muss er nach dem Bundesgericht und der Rechtslehre die für die Berufsausübung entstandenen Kosten im Home-Office erstatten.
Insoweit ist es empfehlenswert, auch die Nutzung der Arbeitsmaterialien arbeitsvertraglich zu regeln, um Rechtssicherheit herzustellen. Das gilt auch für einen Teil der Miete für das Home-Office, der seit dem Bundesgerichtsurteil vom 23. April 2019 auf CHF 150 festgelegt wurde.
Für den Arbeitgeber zwingend ist zum Beispiel, dass er den Arbeitnehmer bei der Nutzung von Softwareprogrammen den entsprechenden Support anbietet. Ausserdem muss er die Kosten übernehmen, wenn für die Ausübung der Arbeit im Home-Office bestimmte Softwareprogramme notwendig sind. Von diesen rechtlichen Vorgaben darf nach Art. 327a Abs. 3 OR und Art. 362 OR nur zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden.
In einem ersten Schritt erfolgt unter Mitwirkung der Mitarbeiter eine Bestandsaufnahme. Inhaltlich geht es darum festzuhalten, was im Lockdown beziehungsweise im Home-Office gut gelaufen, was verbesserungswürdig ist und was vermisst wurde. Was soll beibehalten werden, und welche Erwartungen in Bezug auf die Arbeitsorganisation wurden nicht erfüllt, sind weitere Fragen, die nach einer Antwort verlangen.
Auch die Führungsarbeit und die Koordination der Aufgaben gehören auf den Prüfstand. Möglicherweise besteht bei einigen Arbeitnehmern ein Weiterbildungsbedarf in Bezug auf den Umgang mit der Technik.
2. Rückkehr ins Büro
Während manche Mitarbeiter das Home-Office favorisieren, gibt es andere, die lieber ins Büro zurückkehren möchten, weil sie beispielsweise die Gesellschaft der Kollegen vermissen. Die Rückkehr ins Büro wird erleichtert, wenn Regeln zum Social Distancing aufgestellt werden. Das sind Vorgaben zur gewünschten Distanz in Besprechungen und am Arbeitsplatz.
Ausserdem sind Mischformen unter Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeit zu prüfen. So kann zum Beispiel das Mass der Präsenz vor Ort variieren. Auch eine zeitliche Staffelung der Anwesenheitszeiten innerhalb eines Teams kann sinnvoll sein.
3. Die Rolle der Führungskräfte
Führungskräfte sind für einen reibungslosen Ablauf des Betriebsgeschehens verantwortlich, was gleichermassen für das Büro und das Home-Office gilt. Sie organisieren die Zusammenarbeit zwischen Büro und Home-Office, die Arbeitszeitverteilung und kümmern sich darum, dass Mitarbeiter gesundheitsschützende Regelungen sowie Arbeits- und Ruhezeiten auch zuhause einhalten.
Führungskräfte definieren Ziele und zurren das zeitliche Limit fest. Sie stellen Kommunikationsregeln auf, kommunizieren in Zweiergesprächen Misserfolge, indem sie keine direkte Kritik aussprechen, sondern den Fokus auf das Lern- und Verbesserungspotenzial richten.
Sie berücksichtigen die Fähigkeiten und individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Aufgabenverteilung, der Zielsetzung und der Umsetzung. Regelmässige bilaterale Gespräche manifestieren das Vertrauen, decken Belastungen auf und bieten Raum für Korrekturen.
4. Zusammenführen der Bedürfnisse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
Wichtig ist, Verbesserungsvorschläge und Bedürfnisse der Arbeitnehmer mit den Vorstellungen des Arbeitgebers zu vereinen. Dabei geht es auch darum zu entscheiden, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern im Home-Office erledigt werden können und sollen. Geklärt werden muss auch, wie viele Tage in der Woche ein Mitarbeiter im Home-Office arbeitet, und in welchen Funktionen Home-Office überhaupt Sinn macht.
Wie soll das Tagesgeschäft im Zusammenspiel zwischen den Mitarbeitern zuhause und denen im Büro organisiert werden? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten trifft sich das gesamte Team im Büro, um welche Sachverhalte zu besprechen und zu organisieren? Welche Kommunikationsregeln gelten für alle Beteiligten gleichermassen, und welche Anpassungen sind in Bezug auf die Infrastruktur und die Technik im Home-Office und im Büro vorzunehmen? Das ist eine Vielzahl von Fragestellungen, deren Bearbeitung ein hohes Mass an Kommunikation, Transparenz und Flexibilität erfordern.
5. Juristische Aspekte: Erkenntnisse aus der Corona-Krise
Anders als vor dem Lockdown, wo die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich war, dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmer jetzt zur Arbeit im Home-Office verpflichten. Dabei ist es empfehlenswert, vorsorglich im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung zu treffen. Nur wenn der Arbeitnehmer verpflichtet wird, muss der Arbeitgeber nach Art. 327a Abs. 1 OR (Obligationenrecht) die durch die Ausführung der Arbeit entstehenden Auslagen ersetzen.
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen oder einen nicht geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung, muss er nach dem Bundesgericht und der Rechtslehre die für die Berufsausübung entstandenen Kosten im Home-Office erstatten.
Insoweit ist es empfehlenswert, auch die Nutzung der Arbeitsmaterialien arbeitsvertraglich zu regeln, um Rechtssicherheit herzustellen. Das gilt auch für einen Teil der Miete für das Home-Office, der seit dem Bundesgerichtsurteil vom 23. April 2019 auf CHF 150 festgelegt wurde.
Für den Arbeitgeber zwingend ist zum Beispiel, dass er den Arbeitnehmer bei der Nutzung von Softwareprogrammen den entsprechenden Support anbietet. Ausserdem muss er die Kosten übernehmen, wenn für die Ausübung der Arbeit im Home-Office bestimmte Softwareprogramme notwendig sind. Von diesen rechtlichen Vorgaben darf nach Art. 327a Abs. 3 OR und Art. 362 OR nur zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden.