Was muss ich bei Abwesenheitsmeldung und Ferienübergabe im Job beachten?
Veröffentlicht am 27.06.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
Abwesenheitsmeldung und Ferienübergabe klingen unkompliziert. Und doch gibt es einige Dinge, auf die Sie dabei achten sollten. Ansonsten entsteht in Ihrer Abwesenheit Chaos. Diese Schritte garantieren eine gute Übergabe und sorgen dafür, dass im Büro alles geregelt ist.
Wann fange ich mit der Ferienübergabe an?
Es ist wichtig, dass Sie sich nicht erst auf den letzten Metern vor dem Urlaub um die Übergabe kümmern. Falls es eine Urlaubsstellvertretung vorgesehen ist, sollten Sie frühzeitig ein Übergabedokument für diesen Mitarbeiter anlegen. Beginnen Sie zwei Wochen vor Urlaubsbeginn damit die entsprechenden Informationen zu sammeln: Notieren Sie für die laufenden Projekte die Aufgaben, die damit verbunden sind.
Anschliessend schreiben Sie eine Ansprechperson dazu oder die Stelle, von der Ihr Stellvertreter im Notfall Informationen über diesen Bereich erhält. Halten Sie relevante Fristen und Termine darin fest. Halten Sie im Dokument fest, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Wichtige Kunden sollten Sie jetzt darüber informieren, dass Sie bald in den Urlaub gehen. Teilen Sie dem Kunden mit, wann Sie zurück sind und wer während Ihrer Abwesenheit ihr Ansprechpartner im Unternehmen ist.
Was muss noch abgesprochen werden?
Sie haben das Übergabedokument aufgesetzt? Dann steht spätestens in der Woche vor Ihrem Urlaub ein Austausch mit Ihrem Stellvertreter an. Treffen Sie sich am besten persönlich und in ruhiger Atmosphäre bei einem Kaffee. Als erstes geben Sie dem Kollegen oder der Kollegin eine ausgedruckte Fassung des Übergabedokuments. Gehen Sie die Aufgaben, die zu erledigen sind, Schritt für Schritt durch.
Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, falls Dinge warten können, bis Sie wieder zurück sind. Klären Sie, ob es noch Fragen gibt, oder Sie Dinge klären müssen. Kümmern Sie sich darum, dass der Kollege die notwendigen Passwörter erhält. Er sollte Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich und allen damit verbundenen Organisationstools haben.
Was schreibe ich in die Abwesenheitsmeldung?
In den letzten Arbeitstagen vor Ihrem Urlaub formulieren Sie eine Abwesenheitsmeldung. Beginnen Sie mit einer freundlichen Anrede. Anschliessend lassen Sie einen kurzen Hinweis auf Ihren Urlaub folgen. Dabei sollten Sie den Abwesenheitszeitraum fest eingrenzen und mitteilen, wer Sie in dieser Zeit vertritt. Falls Sie einer automatische Weiterleitung Ihrer E-Mails einrichten, erwähnen Sie dies ebenfalls in der Abwesenheitsnotiz. Mehr Informationen sollte der kurze Text nicht enthalten.
Es ist wichtig, dass Sie sich nicht erst auf den letzten Metern vor dem Urlaub um die Übergabe kümmern. Falls es eine Urlaubsstellvertretung vorgesehen ist, sollten Sie frühzeitig ein Übergabedokument für diesen Mitarbeiter anlegen. Beginnen Sie zwei Wochen vor Urlaubsbeginn damit die entsprechenden Informationen zu sammeln: Notieren Sie für die laufenden Projekte die Aufgaben, die damit verbunden sind.
Anschliessend schreiben Sie eine Ansprechperson dazu oder die Stelle, von der Ihr Stellvertreter im Notfall Informationen über diesen Bereich erhält. Halten Sie relevante Fristen und Termine darin fest. Halten Sie im Dokument fest, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Wichtige Kunden sollten Sie jetzt darüber informieren, dass Sie bald in den Urlaub gehen. Teilen Sie dem Kunden mit, wann Sie zurück sind und wer während Ihrer Abwesenheit ihr Ansprechpartner im Unternehmen ist.
Was muss noch abgesprochen werden?
Sie haben das Übergabedokument aufgesetzt? Dann steht spätestens in der Woche vor Ihrem Urlaub ein Austausch mit Ihrem Stellvertreter an. Treffen Sie sich am besten persönlich und in ruhiger Atmosphäre bei einem Kaffee. Als erstes geben Sie dem Kollegen oder der Kollegin eine ausgedruckte Fassung des Übergabedokuments. Gehen Sie die Aufgaben, die zu erledigen sind, Schritt für Schritt durch.
Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, falls Dinge warten können, bis Sie wieder zurück sind. Klären Sie, ob es noch Fragen gibt, oder Sie Dinge klären müssen. Kümmern Sie sich darum, dass der Kollege die notwendigen Passwörter erhält. Er sollte Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich und allen damit verbundenen Organisationstools haben.
Was schreibe ich in die Abwesenheitsmeldung?
In den letzten Arbeitstagen vor Ihrem Urlaub formulieren Sie eine Abwesenheitsmeldung. Beginnen Sie mit einer freundlichen Anrede. Anschliessend lassen Sie einen kurzen Hinweis auf Ihren Urlaub folgen. Dabei sollten Sie den Abwesenheitszeitraum fest eingrenzen und mitteilen, wer Sie in dieser Zeit vertritt. Falls Sie einer automatische Weiterleitung Ihrer E-Mails einrichten, erwähnen Sie dies ebenfalls in der Abwesenheitsnotiz. Mehr Informationen sollte der kurze Text nicht enthalten.